Jak wybrać ubranie dla swoich pracowników? Najlepsza odzież dla firm

Wybór określonego typu odzieży dla pracowników zależy od tego, jakiego typu stanowiska pracy piastują. Zupełnie inne ubranie robocze powinien otrzymać hydraulik lub mechanik, a inne pracownik biurowy lub kasjerka w supermarkecie.

• Dla pracowników wykonujących prace fizyczne, należy zakupić specjalistyczną odzież ochronną, która jest zgodna z przepisami BHP. W specjalistycznych sklepach z odzieżą roboczą można nabyć odzież ochronną zaprojektowaną dla konkretnych branż (na przykład odporną na zabrudzenia smarem dla mechaników).

• Dla pracowników umysłowych (na przykład pracowników biura, działu sprzedaży czy marketingu) raczej nie stosuje się odzieży ochronnej ani roboczej, choć bywają wyjątki. Wszystko zależy od tego, jaki dokładnie jest rodzaj wykonywanej pracy i czy wiąże się z możliwością zabrudzenia lub zniszczenia odzieży (jeśli tak, bo pracownik obsługuje określone urządzenie na swoim miejscu pracy, to wówczas należy zapewnić mu ubranie robocze lub wypłacić ekwiwalent za odzież własną).

Odzież firmowa – dlaczego warto zapewnić ją pracownikom na wszystkich stanowiskach pracy?

W wielu miejscach pracy nie obowiązuje określony dress code ani nie zapewnia się zatrudnionym osobom odzieży firmowej. Warto przemyśleć tę kwestię i poznać wszystkie zalety stosowania odzieży firmowej:

• Odzież firmowa z logo staje się wizytówką firmy. Jeśli pracownik ma w trakcie pracy kontakt z klientami, robi dobre wrażenie w ubraniu z nadrukowaną nazwą lub logotypem. Jeśli cała kadra pracownicza posiada spójne uniformy (niekoniecznie identyczne, ale spójne pod względem stylu i kolorystyki), to firma wydaje się o wiele bardziej profesjonalna i elegancka.

• Odzież firmowa z nadrukiem nie jest droga. Często wystarczy zakupić same koszulki lub bluzy z nadrukiem, by wszyscy pracownicy zyskali spójny, elegancki wygląd. Firm, które oferują odzież z nadrukami jest tak wiele, że bez problemu można znaleźć tanią ofertę na tego typu odzież.

• Określona odzież firmowa ujednolica wizerunek pracowników, co ułatwia im oraz klientom funkcjonowanie w firmie. Przykładem może być obsługa sklepu firmowego. Jeśli pracownicy posiadają choćby koszulki w określonym kolorze, od razu rzucają się w oczy i klienci mogą łatwo ich wypatrzeć oraz rozpoznać. Jeśli pracownicy byliby ubrani w odzież własną, klienci mogliby mieć problem z ustaleniem, kto należy do obsługi sklepu, a kto jest tylko kolejnym klientem.

• Odzież firmowa może być kosztem firmy – zakup odzieży dla pracowników (szczególnie odzieży z logotypem czy nadrukiem) może zostać uznany za koszt działalności, o ile jest to odzież przeznaczona do pracy i z pracą związana.

Odzież firmowa – jak ją dobrze wybrać?

Decyzja o zakupie odzieży dla pracowników powinna uwzględniać specyfikę danej branży. Inne będą potrzeby dla pracowników biurowych, a inne dla osób pełniących funkcje reprezentacyjne (kelnerów, portierów czy ekspedientów). Generalnie jednak warto przed zakupem wziąć pod uwagę kilka poniższych kwestii:

• Dostosowanie odzieży do wieku, sylwetki i płci pracownika – zamiast zamawiać dziesiątki koszulek o identycznym kroju, warto rozważyć zakup różnych wariantów dla kobiet, dla mężczyzn, dla osób szczuplejszych i tęgich. Odzież firmowa damska może charakteryzować się innym fasonem niż męska (na przykład koszula zamiast koszulki, spódnica zamiast spodni).

• Wysoka jakość wykonania – zakup najtańszych koszulek z nadrukiem firmowym może okazać się błędem. Koszulki tego typu zapewne szybko się zdefasonują i zniszczą. Lepiej zapłacić trochę więcej za odzież dobrej jakości (z grubszej bawełny, z domieszką włókien elastycznych, z nadrukiem wykonanym lepszą techniką).

• Odpowiednie rozmiary – to kluczowe, by pracownikom było wygodnie, ale też – by dobrze się czuli w wybranej odzieży firmowej. Warto wcześniej zebrać od wszystkich osób informacje na temat preferowanego rozmiaru ubrań firmowych i na tej podstawie dokonać zamówienia.

• Dopasowanie do charakteru pracy i pory roku – pracownicy w eleganckim biurze powinni być odpowiednio estetycznie ubrani (koszule zamiast koszulek, a czasami też marynarki czy garsonki). Duże znaczenie ma również pora roku i warunki, jakie panują w firmie (jeśli zimą bywa chłodno, warto zapewnić pracownikom zimową odzież firmową – polary, swetry czy marynarki).

Zakup odzieży firmowej a przepisy prawa

Pracodawcy mają wobec swoich podwładnych szereg obowiązków, a część z nich dotyczy właśnie odpowiedniej odzieży roboczej i ochronnej.

Odzież ochronna dla pracowników – kodeks pracy oraz przepisy regulują obowiązki w tym zakresie. Każdy, kto zatrudnia osoby pracujące fizycznie (na przykład monterów, pracowników budowy), ma obowiązek zapewnienia im odpowiedniej odzieży ochronnej. Najlepiej sięgać po markową odzież BHP, która spełnia wyśrubowane normy i posiada odpowiednie certyfikaty. To kwestia bezpieczeństwa i komfortu pracy.

• Zakup odzieży dla pracowników a odliczenie VAT i koszty uzyskania przychodu – to zagadnienie, które wielu przedsiębiorcom spędza sen z powiek. Odzież pracownicza staje się kosztem uzyskania przychodu wówczas, gdy faktycznie służy do wykonywania pracy. Powinna mieć charakter służbowy (na przykład zawierać logotyp firmy) i być użytkowana w czasie pracy. Wówczas można dokonać stosownych odliczeń.

• Odzież dla właściciela firmy może podlegać odliczeniom, ale tylko w przypadku, gdy jest to odzież robocza i ochronna. Wówczas jest to konieczny wydatek na strój roboczy, który jest niezbędny do wykonywania działalności (na przykład samozatrudniony pracownik budowy potrzebuje ochronnego kasku, obuwia i stroju). Jeśli chodzi o zakup odzieży reprezentacyjnej (garnitury, koszule czy krawaty), to trudno zaliczyć to w koszty prowadzonej działalności, gdyż odzież tego typu nie jest absolutnie niezbędna do prowadzenia działalności gospodarczej, a jest wyłącznie wizytówką przedsiębiorcy i kwestią jego dobrej prezencji. Zakup tego typu można zaliczyć do wydatków na cele reprezentacji.

• Odzież pracownicza (szczególnie ochronna) powinna być regularnie wymieniana. Trudno jednoznacznie określić, na jaki okres jest przeznaczona wybrana odzież dla pracowników – to zależy od specyfiki pracy i od tempa niszczenia się odzieży. Odzież ochronna powinna w odpowiednim stopniu zabezpieczać pracownika, co oznacza, że musi podczas użytkowania spełniać normy BHP, a więc nie może posiadać przetarć, rozdarć czy pęknięć, które mogłyby wpłynąć na bezpieczeństwo użytkownika.

• Odzież dla pracowników na umowie zlecenie – choć pracodawca teoretycznie nie ma obowiązku zapewnienia odzieży w tej sytuacji, to w praktyce warto o to zadbać.

Odzież firmowa dla pracowników to zakup, do którego warto się przyłożyć. Jeśli potrzebna jest odzież ochronna, najlepiej sięgnąć po tę markową, dobrze przetestowaną i o wiele lepiej wykonaną – posłuży dłużej i nie będzie wymagała tak szybkiej wymiany. Jeśli chodzi o odzież firmową o charakterze reklamowym, zamów do swojej firmy ubrania, które najlepiej pasują do jej wizerunku – do biura wybierz eleganckie koszule lub koszulki polo z logotypem, a do sklepu koszulki z krótkim rękawem. Jeśli firma ma nowoczesny i otwarty charakter, postaw na mocne kolory i ciekawe fasony, a jeśli miejsce pracy ma ekskluzywny charakter, sięgnij po eleganckie garsonki i garnitury ozdobione nadrukiem logo lub haftem komputerowym.